La prévention des pertes de données (DLP) est censée empêcher les fuites d'informations sensibles hors de votre organisation. Simple, non ? C'était le cas avant. Ce n'est plus le cas.
Les équipes partagent en permanence avec des partenaires externes : contrats, factures, dossiers RH, documents clients, dossiers de vente, feuilles de calcul remplies de données « temporaires » qui, on ne sait comment, deviennent permanentes. Et le principal vecteur de risque n’est toujours pas une technique de piratage exotique, mais bien la chose la plus banale au monde :
une pièce jointe à un courriel est envoyée, transférée, téléchargée, puis se retrouve dans des endroits que vous ne pouvez ni voir ni contrôler.
Les solutions DLP traditionnelles sont efficaces avant l'envoi d'un document (analyse, alerte, mise en quarantaine, blocage). La difficulté majeure, souvent rencontrée par les organisations, réside dans la gestion des données après l'envoi. C'est là qu'intervient Document GPS de ShelterZoom : il permet de garder le contrôle du document lui-même, et non de se contenter d'inspecter son parcours.
Le courrier électronique est le principal canal de communication des affaires. Rapide, familier et utilisé par tous, il n'en demeure pas moins source de failles de sécurité prévisibles liées à la protection contre la perte de données (DLP) en cas de problèmes de sécurité
Vous envoyez un fichier à la bonne personne, puis il est transféré (parfois innocemment), et soudain vos règles d'accès sont… eh bien, inexistantes.
Une fois un fichier téléchargé, sa duplication est un jeu d'enfant. Des copies se retrouvent sur les ordinateurs, les lecteurs partagés, les dossiers cloud personnels, et en quelques heures, on perd le compte.
Lorsqu'une boîte mail est compromise, les pirates ne se contentent pas d'envoyer des messages d'hameçonnage. Ils consultent également l'historique. Les anciennes conversations avec pièces jointes peuvent s'avérer extrêmement précieuses.
Même si le rappel d'un e-mail fonctionne (ce qui est souvent impossible), la pièce jointe peut déjà avoir été ouverte, enregistrée ou faire l'objet d'une capture d'écran.
C’est pourquoi une stratégie DLP moderne ne peut se limiter à « analyser et bloquer ». Elle doit prendre en compte le cycle de vie d’un document après son partage.
ShelterZoom Document GPS a été conçu pour moderniser l'expérience d'envoi de pièces jointes par e-mail. Au lieu d'envoyer un fichier brut qui devient instantanément une copie pour le destinataire, Document GPS permet de conserver le lien avec les autorisations, le suivi et le contrôle du document.
En termes de DLP, c'est un changement majeur :
Et c'est important, car les pertes de données dans le monde réel ne sont pas toujours malveillantes. Elles sont généralement accidentelles, dues à la précipitation ou tout simplement à des habitudes bien ancrées.
Un programme DLP efficace a besoin de visibilité. Pas d'ambiance. De visibilité.
Les fonctionnalités DLP pour entreprises de ShelterZoom visent à signaler le partage d'informations sensibles, afin que vous puissiez réagir rapidement plutôt que de découvrir le problème plus tard, lorsqu'il s'est déjà propagé.
Mieux encore : l’identification est inutile si elle est lente ou difficile à mettre en œuvre. La prévention des fuites de données n’a d’importance que si elle débouche sur une action.
Document GPS est conçu pour un partage contrôlé. Cela signifie généralement que vous pouvez définir des règles telles que :
Il s'agit d'une victoire très concrète en matière de protection contre la perte de données (DLP), car elle résout le problème des « copies non contrôlées » que créent les pièces jointes classiques.
Le DLP ne consiste pas seulement à arrêter les événements. Il s'agit aussi de savoir ce qui s'est passé.
Document GPS se concentre sur le suivi des accès et des activités afin de vous permettre de répondre à des questions telles que :
C’est ce qui donne confiance aux équipes de sécurité et de conformité, car elles ne sont pas amenées à deviner lors d’un incident.
C’est là que la plupart des flux de travail classiques de gestion des pièces jointes échouent : ils vous alertent, mais ne vous donnent pas de levier à actionner.
Document GPS repose sur le principe que vous devriez pouvoir modifier les autorisations ou révoquer l'accès après le partage d'un document. Ainsi, si un fichier est envoyé au mauvais destinataire (cela arrive), vous n'êtes pas condamné à espérer qu'il le supprime.
Le confinement devient une action, et non une simple demande polie.
Si vous pouvez révoquer l'accès après l'envoi, vous transformez l'un des scénarios de violation les plus courants (envoi par erreur) en un problème gérable. C'est ce type de contrôle qui donne une dimension concrète à la protection contre la perte de données (DLP), et non plus une simple théorie.
Soyons honnêtes : si vous bloquez les téléchargements, les gens font des captures d’écran. C’est la plus vieille astuce du monde.
Les contrôles au niveau du document qui découragent les captures d'écran (et le marquage en filigrane qui rend les fuites traçables) ajoutent une couche de dissuasion que les politiques DLP ordinaires ne peuvent souvent pas fournir de manière conviviale.
De nombreuses organisations perçoivent la DLP comme une solution « uniquement sortante », mais la gestion des données entrantes est tout aussi complexe. Clients et partenaires envoient souvent des fichiers sensibles de la manière la moins sécurisée possible.
Une méthode de téléchargement sécurisée vous offre un processus de réception plus propre et plus sûr pour les documents confidentiels (et réduit l'habitude de « simplement les envoyer par e-mail »).
Les pièces jointes malveillantes peuvent entraîner une perte de données par compromission, et pas seulement par fuite. Analyser les fichiers téléchargés et empêcher l'ouverture des documents infectés contribue à réduire ce risque sans nécessiter de compétences particulières en sécurité informatique.
La signature est souvent le moment où un document devient encore plus sensible. Si la copie signée est téléchargée et transférée, vous avez un problème.
Le fait de réaliser la signature dans un environnement contrôlé permet de garantir que le document signé reste soumis aux mêmes règles que le document original.
Le GPS de documents a tendance à exceller dans les secteurs où les pièces jointes aux courriels sont constantes et où les conséquences sont importantes :
Documents clients confidentiels, secret professionnel, contreparties et nombreux partages externes. Une seule erreur de transmission peut avoir des conséquences désastreuses.
Données réglementées, exigences d'audit et besoin important de suivi et de confinement rapide en cas d'erreur.
Informations patient, confidentialité stricte et nécessité évidente de contrôler et de surveiller l'accès au-delà de l'envoi initial.
Dossiers étudiants, relevés de notes, recherches et partages externes réguliers avec des organisations qui n'appartiennent pas toutes au même écosystème informatique.
Des transactions qui se concluent rapidement, de nombreux intermédiaires et un échange constant de contrats et de documents d'identité (souvent encore par courriel).
La solution DLP échoue lorsqu'elle s'oppose aux besoins de l'entreprise. On privilégiera toujours la solution la plus rapide, à moins que la solution sécurisée ne soit également facile à utiliser.
Voici une approche de déploiement qui fonctionne généralement :
Sélectionnez 2 à 3 flux de travail où la perte de données est la plus préjudiciable :
Les valeurs par défaut sont plus importantes que les politiques que personne ne lit. Pour les envois externes, commencez par :
Élargissez ensuite l'accès de manière intentionnelle, et non par hasard.
Avant d'adopter une approche stricte, renseignez-vous sur les lieux où les données sensibles sont réellement partagées. Les données comportementales vous surprendront, comme toujours.
Notez ce que fait l'équipe lorsque :
L'essentiel, c'est la rapidité. « Nous allons enquêter » n'est pas un plan de confinement.
Vous n'avez pas besoin de 30 tableaux de bord. Suivez quelques indicateurs clés :
Parfois, elle les complète, parfois elle réduit la nécessité de se fier uniquement au blocage. Si le principal risque provient des pièces jointes aux courriels et du partage externe, le contrôle au niveau du document peut constituer l'élément manquant.
C’est tout l’intérêt du modèle : le document reste contrôlé, ce qui vous permet de réagir après son partage au lieu de vous retrouver face à un « mal fait ».
Tenter de tout bloquer immédiatement frustre les utilisateurs, qui finissent par trouver des solutions de contournement. La meilleure approche consiste à privilégier un partage contrôlé, la visibilité et une réponse rapide.
Cela permet d'en réduire l'impact, car les fichiers sensibles n'ont plus besoin de rester indéfiniment sous forme de pièces jointes brutes dans l'historique de la boîte de réception, et l'accès peut être révoqué rapidement si quelque chose semble anormal.
Si votre stratégie DLP s'arrête à « analyser et bloquer au moment de l'envoi », vous restez exposé à la réalité complexe du monde des affaires : transferts, téléchargements, partages et boîtes mail compromises.
ShelterZoom Document GPS est conçu pour cette réalité. Il considère le document comme un actif que vous contrôlez, avec gestion des autorisations, suivi et possibilité de révoquer l'accès au moment opportun. Il s'agit en quelque sorte d'une solution DLP qui reste opérationnelle même lorsque les pièces jointes traditionnelles deviennent ingérables.
Contactez nos experts dès aujourd'hui pour discuter des solutions ShelterZoom.